Teletrabajo fácil con Google Docs y Google Sheets

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Teletrabajo fácil con Google Docs y Google Sheets

En el contexto actual, muchas empresas se han visto obligadas a cerrar y dejar de realizar su actividad (debido a la pandemia mundial de Coronavirus). La gran mayoría no está preparada para el teletrabajo, permitiendo que muchos de sus empleados realicen sus funciones desde casa y de manera coordinada.

Con este documento se explica cómo de forma gratuita, rápida y sencilla, se puede montar una red de teletrabajo para que los trabajadores de una empresa puedan compartir sus documentos de texto y sus hojas de cálculo a través de la nube. Podrán trabajar simultáneamente en proyectos, podrán intercambiar archivos y añadir comentarios. Además, todos los documentos generados pueden exportarse a formato Microsoft Office, o convertirlos en PDF.

Qué son Google Docs y Google Sheets

Google Docs y Google Sheets son dos herramientas ofimáticas de la empresa Google que permiten trabajar en la nube de forma gratuita. Con estas herramientas es posible realizar trabajos en grupo, colaborativos sin la necesidad de estar enviando archivos o configurando un sistema para compartirlos. Hay cuatro beneficios principales que ofrecen estas herramientas:

  • Son gratuitas, no hay que pagar nada por su adquisición, ni cuentan con una cuota mensual de uso.
  • Permiten compartir documentos para trabajar en grupo. Un documento compartido puede ser editado en tiempo real por múltiples usuarios.
  • Guardado automático. En estas aplicaciones no hay que preocuparse por guardar el trabajo realizado ya que desde el lado del servidor los documentos se guardan automáticamente y en tiempo real ante cualquier modificación.
  • Al accederse desde cualquier navegador web, estas herramientas pueden utilizarse independientemente del sistema operativo utilizado (Windows, macOS, Linux, Android, etc.), e independientemente del dispositivo (Tablet, Ordenador o Smartphone).

Google Docs

Es un procesador de texto online, que cuenta con muchas funciones avanzadas. Es el equivalente de Microsoft Word o de OpenOffice Writer. Desde este editor de texto se pueden realizar todo tipo de documentos, maquetarlos, incluir enlaces, imágenes, etc.

Google Sheets

Se trata de una hoja de cálculo que cuenta con muchas funciones avanzadas. Es el equivalente de Microsoft Excel o de OpenOffice Calc. Desde esta herramienta se pueden realizar operaciones numéricas con el uso de celdas, fórmulas, gráficos, etc.

Cómo crear una cuenta de Google gratis

Para poder acceder a Google Docs y Google Sheets, sólo es necesario crear una cuenta gratuita de Google siguiendo los siguientes pasos (en caso de disponer ya de una cuenta Google no es necesario crear una cuenta nueva):

  1. Desde un navegador cualquiera (Internet Explorer, Google Chrome o Mozilla Firefox) ir al siguiente enlace de Google.
  2. Introducir nombre, apellidos, nombre para el correo electrónico Gmail y la contraseña deseada.
  3. Introduce un número de teléfono para confirmar la identidad (puede pedirlo o no, depende de si se han utilizado anteriormente cuentas Google en esa IP).
  4. Completar la información que te solicita.
  5. Aceptar o Saltar la vinculación del número de teléfono a la cuenta (es útil vincularlo por seguridad).
  6. Aceptar la política de privacidad.
  7. Crear Cuenta

Con este sencillo proceso ya tenemos la cuenta de Google creada. Con el correo electrónico y la contraseña que se ha utilizado, se puede acceder a Google desde cualquier dispositivo.

Teletrabajo con las herramientas de Google

Google Docs y Sheets pueden convertirse en los aliados ideales para realizar teletrabajo. Al trabajar en la nube se benefician de todas sus ventajas. Se puede acceder desde cualquier dispositivo y no hay problemas de horario porque el acceso se puede realizar a cualquier hora durante cualquier día del año.

Veamos como trabajar online y en grupo con Google Docs y Google Sheets:

Compartir un documento

Cada documento que se cree en cualquiera de estas dos aplicaciones puede ser compartido con otro u otros usuarios para que puedan trabajar sobre ellos (incluso en tiempo real). Para compartir un documento creado hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Ir al menú Archivo.
  2. Seleccionar la opción Compartir.
  3. Seleccionar Avanzado para acceder a opciones avanzadas que permitan un mayor control en las invitaciones.
  4. Introducir en la casilla correspondiente el correo electrónico (tiene que ser Gmail) del usuario con el que se quiera compartir.
  5. En el icono del lápiz seleccionar el grado de permiso de ese usuario sobre el documento.
  6. Elegir el grado de acceso de usuario entre Puede Editar (acceso total al documento), Puede comentar (sólo puede añadir comentarios al texto, pero no modificarlo) y Puede ver (para acceso sólo visual).
  7. Dar al botón Enviar para mandar la invitación al usuario.

Una vez el usuario acepte la invitación, ya dispondrá del nivel de acceso concedido a ese documento. En la lista de documentos de Google Docs y Sheets, los documentos compartidos tienen un icono al lado que indica que está siendo compartido con otros usuarios.

Exportar un documento a formato Word o Excel

Es posible que se requiera pasar los documentos y hojas de cálculo a formato de Microsoft Office. Con Google es muy sencillo hacerlo solo hay que:

  1. Ir al menú Archivo.
  2. Ir a la opción Descargar.
  3. Seleccionar Microsoft Word o Microsoft Excel según el caso.
  4. El archivo se descarga en local en la carpeta de descargas por defecto (Descargas en el caso de Windows 10).

Guardar documentos en PDF

El formato PDF es el indicado para enviar documentos a través de correo electrónico, descargas por FTP o incluso a través de programas de mensajería instantánea (como WhatsApp o Facebook Messenger). Desde Google Docs y Sheets también es muy sencillo hacerlo, siguiendo un procedimiento similar al de exportar a Word y Excel:

  1. Ir al menú Archivo.
  2. Ir a la opción Descargar.
  3. Seleccionar Documento PDF.
  4. El archivo se descarga en local en la carpeta de descargas por defecto (Descargas en el caso de Windows 10).

Activar acceso sin conexión

Una opción interesante a tener en cuenta, es la de trabajar con estas herramientas cuando no haya conexión a internet disponible. Para activar esta opción hay que:

  1. Ir al menú Archivo.
  2. Ir a la opción Activar acceso sin conexión.

(Hay que tener en cuenta que en el ordenador local habrá una copia de los documentos creados y no se podrá trabajar obviamente en grupo).

Acceso a todos los documentos desde Google Drive

Google Drive es el sistema de almacenamiento gratuito que proporciona Google a todas sus cuentas de usuarios. una vez creada la cuenta gratuita de Google, como vimos en la primera parte de este texto, se genera automáticamente un espacio en la nube de Google asociado a esa cuenta. Ese espacio cuenta con 15 GB de capacidad para almacenamiento (puede ser ampliado contratando alguna de las distintas tarifas de Google).

Todos los documentos creados en Google Sheets y Google Docs se almacenan automáticamente en Google Drive. Desde esta herramienta se pueden ordenar los distintos archivos por carpetas, subcarpetas, etc.

Con las herramientas de Google se puede trabajar desde casa, compartiendo documentos y hojas de cálculo con otros usuarios o miembros del grupo de trabajo. Es una herramienta gratuita que ofrece muchos beneficios para el trabajo en la nube y colaborativo y que puede ser el complemento ideal para otras herramientas CRM o ERP de gestión empresarial.

En apenas unos minutos es posible disponer de un grupo de trabajo trabajando sobre una serie de documentos de forma conjunta y coordinada. Con la ayuda de Google Drive se dispondrá de 15 GB de almacenamiento gratuito por usuario, para poder compartir todo el trabajo.

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